職場で苦手な電話応対。3つのコツを知って出来る人になろう

あまのっち
あまのっち
電話取るのが苦手
お客様が話すことが理解できない
私が電話取ると必ずお局様がそばにいて
聞き耳を立てている
なんかやだな

入社まもない方なら余計に不安で仕方がないですよね

でも大丈夫

お伝えする3つのコツさえ押さえておけば

堂々と電話応対できます。

電話応対コツ①.3コール以内で電話に出ましょう

どんなマナーの本でも、職場で新人教育するときも

必ず『3コール以内で取りましょう』と

教えられています。

 

もし、3コール以上鳴った後に電話をとるときは

「お待たせしました」または「大変お待たせしました」と

言葉を付け足しましょう。

電話応対コツ②.まず名乗りましょう

家にいるときは、「もしもし・・・」と言っていたかもしれません

けれど職場では

自分から

「ありがとうございます〇〇〇(自分の職場名)の〇〇(あなたの名前)を名乗ります。」

電話応対コツ③.メモとペンをそばに置いて用件を繰り返しましょう

仕事中なので、ボールペンはいつも持ち歩いているかもしれません

今日からはメモも持ち歩き、電話がなったときには

メモを取りながら話を聞くと少しは落ち着いて対応が出来ますよ

番外編.電話の相手、要件を知って落ち着いた対応を

職場により、電話の内容が変わってくると思います。

例えばホームセンターの場合

よくかかってくる内容はこちらです。

よくかかってくる電話の内容
①同じ会社の別部署
②取引先
③お客様からの商品の問い合わせ
④お客様から商品に対するクレーム

など、

電話がかかってくる相手、用件はさまざま

①同じ会社の別部署(本部や他店)

②取引先からの電話

①や②はほとんど毎日かかってくるのですぐ慣れます。

 

問題は③と④

 

③お客様からの商品の問い合わせに不安で

なかなか電話が取れない方は多い。

でも

自社で取り扱う商品が分からないのはあなたの勉強不足。

「勉強不足で大変申し訳ありません。

分かる者に代わりますのでしばらくお待ちください」と言って

先輩に助けを求めましょう。

お客様も「あぁ、新人さんか」とあたたかく待っていてくれます。

④お客様から商品に対するクレームは

まずクレームと分かった時に

「申し訳ありません」と謝罪しましょう。

そのあと「上司(担当者)に代わります」と言って

電話応対を代わってもらいましょう。

電話を代わるときに大事なことがあり、

お客様がどうして怒っているのか話をよく聞いて

聞いた内容を伝えて代わることが大切です。

ただ単に「クレームの電話がかかっています」だけで交代すると

「さっきのやつに話したのに、また最初から話さなあかんのか!」とお客様の怒りが倍増します。

ここは落ち着いてメモをとって、対応できる方に用件を伝え、

電話を代わってもらいましょう

 

職場で苦手な電話応対3つのコツをおさえて・まとめ

職場で苦手な仕事内容の1つ、電話応対

ここでもう一度3つのコツをおさらいしましょう

コツ1.3コール以内で電話をとりましょう
コツ2.まず名乗りましょう(もしもし・・から始めるのは✖)
コツ3.メモとペンをそばに置いて用件を繰り返しましょう

電話応対になれるためには、ひとえに数をこなすことです。

いつまでも逃げてはだめ

コツをおさえて今日から出来る人になりましょう。

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「了解しました」は正しい言葉遣いではありません。すぐに直してほしい言葉使い3つ

 

本屋で立ち読みしていたら、

事務員らしき女性が店員さんに探してもらって購入していました。

 

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