電話応対が苦手なあなたへ。3つのコツを押さえれば怖いものなし【今日から使える】

転職
あまのっち
あまのっち
電話を取るのが苦手。
お客様が話すことが理解できない。
しかも私が電話を取ると必ずお局様がそばにいて
聞き耳を立てている
なんかやだな

入社まもない方なら余計に不安で仕方がないですよね。

でも大丈夫。

今からお伝えする3つの基本さえ押さえておけば

堂々と電話応対できます。

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電話応対苦手なあなたも大丈夫。3つのコツを押さえよう

お客様とのやり取りが楽しくて始めたこの仕事

何がいやって、電話応対。

周りの人が聞き耳立てているのが伝わるとドキドキして何を話しているか自分でも分からなくなる、なんてことありますよね。

でも大丈夫。

3つのコツさえ押さえておけばすぐに電話応対になれて

「〇〇さんみたいになりたい」って言われるようになります。

3コール以内で電話に出ましょう

どんなマナーの本でも、職場で新人教育するときも

必ず『3コール以内で取りましょう』と教えられています。

「3コールで電話をとるなんて無理。5コールまで待って」と思うでしょう。でも、待っている方は3コールでも長く感じて「いつまで待たせるの!」とお怒りになります。

 

もし、3コール以上鳴った後に電話をとるときは

「お待たせしました」または「大変お待たせしました」と言葉を付け足しましょう。

これだけで相手の態度がガラリと変わります。

あなたから名乗りましょう

家にいるときは、「もしもし・・・」と言っていたかもしれません

けれど職場では「ありがとうございます。〇〇〇(自分の職場名)、〇〇(あなたの名前)です」と名乗りましょう。

メモとペンをそばに置いて用件を繰り返しましょう

仕事中なので、ボールペンはいつも持ち歩いているかもしれません。

今日からはメモも持ち歩き、電話をとるときにはメモに書きながら話を聞くと、落ち着いて対応が出来ますよ。

番外編・電話の相手、要件を知って落ち着いた応対を

職場により、電話の内容が変わってくると思います。

例えばホームセンターの場合

よくかかってくる内容はこちらです。

よくかかってくる電話の内容
①同じ会社の別部署
②取引先
③お客様からの商品の問い合わせ
④お客様から商品に対するクレーム

など、電話がかかってくる相手、用件はさまざま

①同じ会社の別部署(本部や他店)

②取引先からの電話

①や②はほとんど毎日かかってくるので何度か電話をとれば慣れます。

 

問題は③と④

 

③お客様からの商品の問い合わせに不安でなかなか電話が取れない方は多い。

でも

自社で取り扱う商品が分からないのはあなたの勉強不足。

「勉強不足で大変申し訳ありません。分かる者に代わりますのでしばらくお待ちください」と言って先輩に助けを求めましょう。

お客様も「あぁ、新人さんか」とあたたかく待っていてくれます。

④お客様から商品に対するクレームは

クレームと分かった段階で

「申し訳ありません」と謝罪しましょう。

そのあと「上司(担当者)に代わります」と言って

電話応対を代わってもらいましょう。

 

電話を代わるときに大事なことがあります。

お客様がどうして怒っているのか話をよく聞いて

聞いた内容を伝えて代わることが大切です。

ただ単に「クレームの電話がかかっています」だけで交代すると「さっきのやつに話したのに、また最初から話しをさせるのか!」とお客様の怒りが倍増します。

ここは落ち着いてメモをとって、対応できる方に用件を伝え、電話を代わってもらいましょう。

 

電話応対が苦手なあなたも3つのコツをおさえれば怖いものなし

職場で苦手な仕事内容の1つ、電話対応

ここでもう一度3つのコツをおさらいしましょう

基本1.3コール以内で電話をとりましょう
基本2.まず名乗りましょう(もしもし・から始めるのは✖)
基本3.メモとペンをそばに置いて用件を繰り返しましょう

電話応対に慣れるためには、ひとえに数をこなすことです。

いつまでも逃げてはだめ

基本をおさえて今日から出来る人になりましょう。

あわせてお読みください

本屋で立ち読みしていたら、

事務員らしき女性が店員さんに探してもらって購入していました。

 

 

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